W ostatnich tygodniach zgłosiło się do naszych kancelarii kilku klientów, z różnymi sprawami, których jednak łączy jedna wspólna cecha. Ich obecne problemy wynikają przede wszystkim z tego, że zignorowali adresowaną do nich korespondencję w sprawie lub nie odebrali jej z poczty, gdy listonosz zostawił w ich skrzynce awizo. Czy odbieranie i czytanie korespondencji, nawet tej niepochodzącej od sądów i urzędów, jest rzeczywiście tak ważne? Odpowiedź brzmi: TAK.

Prawo, nie tylko polskie, kładzie bardzo duży nacisk na kwestie związane z doręczaniem wszelkich pism. Tej z pozoru prostej czynności, jaką jest doręczenie listu, poświęcono wiele przepisów kodeksów, innych ustaw, rozporządzeń i aktów międzynarodowych. Oczywiście w sprawach życia codziennego znajomość wszystkich tych regulacji nie jest niezbędna, ale przynajmniej dwa zagadnienia zasługują na szczególną uwagę i zapamiętanie przez wszystkich.

Po pierwsze chodzi o tzw. fikcję doręczenia. Zgodnie z nią przyjmuje się, że pismo, które nie zostało podjęte w terminie przez adresata, w toku postępowania uznaje się za doręczone. Mowa tu o pismach, które zostały awizowane, ponieważ listonosz lub doręczyciel nie zastał adresata w miejscu zamieszkania i nie mógł doręczyć mu pisma osobiście. Fikcja ta obowiązuje praktycznie we wszystkich postępowaniach, tj. zarówno w sprawach karnych, cywilnych, jak i administracyjnych. Nieodebranie przesyłki może skutkować różnymi skutkami, które trudno tu wymienić, ponieważ zależą one od rodzaju i przedmiotu sprawy. Na przykład nieodebranie korespondencji może spowodować uprawomocnienie się wydanego przeciwko nam wyroku zaocznego lub nakazu zapłaty. To z kolei może skutkować wszczęciem przeciwko nam egzekucji komorniczej. Nieodebranie prawidłowo zaadresowanej do nas korespondencji może spowodować, że w ogóle nie będziemy świadomi, iż jakieś wobec nas postępowanie się toczy. Wydane w takiej sprawie orzeczenie lub decyzja mogą wywołać nieodwracalne dla nas skutki prawne. Często mogą one skutkować utratą jakichś uprawnień (np. roszczeń) albo obowiązkiem zapłaty kwoty, z którą się nie zgadzamy, lub grzywny. Możliwe jest również, że bez naszej wiedzy zostaniemy ukarani w postępowaniu karnym lub karnoskarbowym.

Drugim istotnym zagadnieniem jest ignorowanie odbieranej korespondencji. Często dochodzi do sytuacji, w których klienci – nawet jeśli odbierają korespondencję – nie zapoznają się w całości z jej treścią, w ogóle jej nie czytają albo czytają, ale nie konsultują z nikim swoich wątpliwości. W konsekwencji nie podejmują żadnych działań w swojej sprawie. Czasem adresaci nie podejmują takich działań, licząc na to, że „jakoś to będzie”. Opisane wyżej postępowanie to poważny błąd, który może słono kosztować. Takiego postępowania nie usprawiedliwi nawet fakt, że treść pism urzędowych może być dość skomplikowana i trudna w odbiorze dla przeciętnego adresata. Czasami niezrozumiałe mogą być dla nas nawet pouczenia o przysługujących nam prawach, które powinny się w takich pismach znajdować. W każdym jednak przypadku brak reakcji na odebrane pismo może wywołać liczne, negatywne skutki. Dlatego nie wolno ignorować adresowanej do nas korespondencji.

Jeżeli więc otrzymali Państwo jakiekolwiek awizo, przesyłkę należy odebrać w terminie wskazanym na zawiadomieniu. Jeżeli odebrali już Państwo przesyłkę, należy zapoznać się z jej treścią. Sugerujemy również zaznaczenie na piśmie daty, w której zostało ono przez Państwa odebrane, a także zachowanie koperty, co często okazuje się przydatne w sytuacjach wątpliwych.

Co natomiast zrobić, jeżeli treść pisma jest dla Państwa niezrozumiała lub nie są Państwo pewni, jakie kroki należy podjąć po jego otrzymaniu? W takich przypadkach pismo powinno być skonsultowane z adwokatem. Oczywiście nie należy w takiej sytuacji zwlekać z zasięgnięciem porady. Bardzo często pisma zakreślają bowiem termin do działania. Im wcześniej zaczną Państwo działać, tym większa będzie szansa na obronę swoich interesów.

Czy podobnie należy postępować z korespondencją od podmiotów innych niż sądy i urzędy, np. od osób fizycznych, naszych kontrahentów czy dostawców energii itp.? W naszej ocenie tak. Fikcja doręczenia obowiązuje nie tylko w relacjach ze wspomnianymi organami władzy publicznej. Dlatego w szczególności należy być ostrożnym w kwestii korespondencji od np. dostawców mediów, swoich wierzycieli lub dłużników, osób z którymi zawarliśmy jakiekolwiek umowy czy też swoich kontrahentów biznesowych.

Mając powyższe na uwadze, zalecamy zawsze odbierać korespondencję. Natomiast po odebraniu przesyłki nie należy jej ignorować, a ewentualne działania skonsultować z adwokatem, jeżeli odebrana korespondencja dotyczy spraw, na których się nie znamy lub co do których mamy wątpliwości. Taka prewencyjna porada może zaoszczędzić wielu kłopotów w przyszłości.

W ostatnim słowie dodajmy, że pomimo omówionej tu ogólnej zasady, do której stosowania zachęcamy, odbiór korespondencji w pewnych wyjątkowych sytuacjach nie zawsze jest jednak wskazany. I w takich jednak przypadkach należy skonsultować swoje wątpliwości z adwokatem.